コミュニケーション

分かりやすく伝えるコツ!【社会人必見】あなたの話しが分かりにくい原因!

おのたく
おのたく
ど~も!おのたくです。

ツィッターアカウント☞@onotakublog.

この様な悩みにお答えいたします。

社会人ともなると、自分の意見を話したり、それを伝えないといけない場面って多くなってきますよね?

でも自分の伝え方が悪いのか、何度言っても理解してもらえなったり、自分の意見を言ってもみんなポカーンとした顔をしていたり、、

 

あなたの話しを伝えるのって難しいですよね?

それもそのはず、人は人の話しを聞くのが苦手な上に、人に伝える技術を学校や社会に出ても学ぶ機会が無い人がほとんどです。

伝え方のコツを知らない人がほとんどだと思います。

しかし、社会人たるもの相手に意見を伝えるというのは非常に重要なスキルになってきます。

絶対に学んでおきたいスキルの1つでしょう!

 

そんな方の為に、この記事では伝え方のコツを詳しく解説します。

この記事を読めば、

  • 伝え方のコツが分かる
  • 話しの組み立て方が分かる
  • あなたの話しが伝わる様になる

この様な内容になっています。

是非最後までご覧ください。

また、動画で見たいという人はYouTubeで見る事もできます!

分かりやすく伝えるにはPREP法を使おう

分かりやすく話すには、まずPREP法を使いましょう。

これを使えばあなたの話しは何倍も伝わりやすくなります。

PREP法とは、

  • Point:結論・・・「私は〜だと思います!」
  • Reason:理由・・・「なぜなら〜」
  • Example:例・・・「例えば、〜」
  • Point:結論・・・もう一度結論を押す。

この様な順番で話す事です。

それぞれの単語の頭文字を取ったのがPREP法です。

 

PREP法を使った例文

ではさっそく、PREP法を使った例文を見ていきましょう。

ある企業の会議のシーンで、議題はある案件をA社とB社のどちらに振るかを決めるシーンです。

まずはダメな例です。

社員「コスト的にはB社の方が安いですし納期も早いです。

A社は納期が遅く1ヶ月以上遅れます。

でもA社の方が長期的に見たら、ランニングコストを30%も減らせるので、A社が良いと思います。

大概の人はこの様に結論を1番最後に持ってくる事が圧倒的に多いです。

特に日本人は自分の意見を言うのが苦手な為に、結論を言うのを後回しにしようとする癖があります。

これですと相手に伝わり辛くなってしまいます。

これを、

社員「今回の件はA社が良いと思います。(結論)

なぜなら長期的なランニングコストを考えたら安くなるからです。(理由)

確かに、B社の方が製品コストは安いし、納期も早いです。

しかし、A社ですと年間30%以上ランニングコストを削減でき、そのメリットの方がはるかに大きいです。(例)

ですので私はA社を推します。(結論)」

いかがでしょうか?

おのたく
おのたく
PREP法を用いる事で大分伝わりやすくなったと感じませんか?

 

大事なのは最初に結論を言う

これに尽きます。

最初に結論を言う事で、あなたの話しは一気に聞きやすくなります。

聞き手としても、最初に結論を知っておく事で、その後の話しの道筋が頭に入ってきやすくなります。

何はともあれ、最初に結論を言う事を徹底しましょう。

それを意識するだけでもあなたの話しは何倍も伝わりやすくなります。

デメリットも入れる事で信頼性アップ

余談ですが、デメリットの部分を紹介する事で、話しに信憑性がでます。

例文でも、

「確かに、B社の方が製品コストは安いし、納期も早いです。」

この様な、反対意見もあえて入れています。

人は良い事だけを言われても「何か怪しい」と疑ってしまい、逆に信用を失ってしまうものです。

ですので、あえてデメリットを晒す事で「こういったデメリットがある分メリットが大きいんだ」と納得します。

この納得が大事なのです。

おのたく
おのたく
代表的なのがAmazonのレビューですね!ネガティブな意見も見せる事で、購入率が上がったというデータが出ています。

 

無駄な部分をいかに削りシンプルにするか!

大事な事の一つが、話しの無駄な部分を削り、いかにシンプルにするか?です。

ハッキリ言って、大半の人は「伝えよう伝えよう」という気持ちから、情報をいっぱい伝えようとします。

その結果、逆に話しを詰め込み過ぎてしまい、分かり辛くなってしまいます。

 

メイヤーの法則

しかし、話しをシンプルにするのは実は非常に大変な事なのです。

それを現すのにメイヤーの法則という物があります。

物事を複雑にするのは簡単だが、単純にするのは難しい

という物です。

10分の話しを30分に引き伸ばすよりも、30分の話しを10分にまとめる方が圧倒的に難しいのです。

 

だからこそ効果的

難しい事だからこそ効果があるのです。

無駄な部分を削ぎ落とし、シンプルに言う事によって相手に伝わりやすくなります。

例えば、短い例ですが、

来週の火曜日の19日の午後14時にお伺いします!

親切心からこの様に言ってしまいがちですが、シンプルに

19日の14時にお伺いします!

こう伝えた方が分かりやすくなります。

 

数字を入れよう

話しを分かりやすく伝えるコツとして、数字を入れる事も重要です。

分かりやすくなるだけで無く、話しの信憑性も上げる事が出来ます。

例文

例えば、

営業マン「このシステムを導入すれば御社の作業労働も大幅にカット出来ます!他社さんでもこのシステムを導入してから人件費が大幅に下がったと好評でした。導入コストもすぐに回収できますよ!」

この例文に具体的な数字を足していきましょう!

営業マン「このシステムを導入すれば御社の作業労働も50%以上カット出来ます。他社さんでもこのシステムを導入してから人件費が40%近く削減出来たと好評でした。導入コストも1年もあれば回収できますよ!」

このように数字を入れるだけで、聞き手は成果が具体的にイメージ出来る様になります。

 

グラフや写真を入れ視覚的に分かりやすくしよう

プレゼンや商談の場で資料を渡せる時限定ですが、資料を文字だけにするのでは無く、グラフや写真を入れ視覚的に分かりやすくする事も重要になってきます。

「百聞は一見にしかず」

ということわざがある様に、どんなに細かく説明するよりも、グラフや図を見せる方が分かりやすいという事があります。

この様に、棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフなど様々なグラフを用いたりイメージ写真を用意する事で圧倒的に伝わりやすくする事ができます。

おのたく
おのたく
情報を伝えるのにグラフは最高のツールですね!何も語らずとも相手に情報を伝える事が出来ます!

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

分かりやすく伝えるコツが少しでも分かったでしょうか?

大事な事としては、

  • PREP法を使う
  • シンプルに話す
  • 数字を使う
  • グラフや写真を使う

この様なポイントを押さえて、相手に伝える様にしましょう!

そうすれば、必ずあなたの伝える力は上がっていきます。

 

あなたのイメージコンサルタント
おのたく
ど〜も!おのたくです。 コミュニケーション能力を上げれば人生は必ず好転する!それを基に日々情報発信をしています。 今までにアパレル販売員→店長→営業→マネージャーと幅広い職種を経験してきました。 今ではマーチャンダイザーとして服作りを行いながらEC事業部の運営、企業の面接官・転職支援活動などマルチに活動しています。 おのたくブログではコミュニケーションを基にしたビジネス論、恋愛、子育ての役立ち情報などを発信しています!
\ Follow me /
あなたにおススメの記事